Klanten vragen in toenemende mate om aangekondigde audits bij hun leveranciers en producenten. Het vakblad VMT (Voedingsmiddelen, Management & Technologie) ging dieper in op die tendens en publiceerde in de editie van Augustus 2019 een mooi artikel over de ervaring van onze QA Manager Lydia Boeckmans.
VOLDOENING
Bij Pauwels wordt sinds 2015 gewerkt met onaangekondigde BRC en IFS audits. Pauwels scoort daarbij respectievelijk het AA+ certificaat, waarin AA voor het hoogste niveau staat en + voor onaangekondigd en het Certificaat Higher Level, i.e. het hoogste niveau van de standaard. In het artikel met VMT Magazine raadt Lydia Boeckmans andere bedrijven dan ook aan om de stap naar het ‘onaangekondigde’ te zetten.
Onaangekondigde audits zijn niet alleen goed voor de kwaliteit van het eindproduct, maar ook voor het proces en de teamspirit.
“Onaangekondigde audits zijn niet alleen goed voor de kwaliteit van het eindproduct”, zegt Lydia. “Het geeft ook veel meer voldoening van de dagelijkse werking wanneer dergelijke audits succesvol afgesloten kunnen worden. Het hele bedrijf is trots op een mooie score. Het betekent namelijk dat we niet enkel die ene dag, maar alle 365 dagen van het jaar goed werk leveren en daarvoor zwart op wit beloond worden.”
GEZONDE NERVOSITEIT
Een bedrijf dat tijdens een onverwachte audit zijn zaken niet op orde heeft, verliest niet alleen zijn certificaten, maar wellicht ook enkele klanten. “Het was dan ook geen verrassing dat er enige nervositeit was toen we die eerste onaangekondigde audit beleefden”, laat Lydia noteren.
“Een auditor staat namelijk binnen de twintig minuten op de werkvloer en stelt vragen aan de medewerkers. Bij die eerste audit waren onze collega’s dan ook best zenuwachtig. Audits waren nieuw en dat boezemde onzekerheid in. Inmiddels is iedereen er aan gewend, kunnen we ons productieproces correct inschatten en worden alle vragen vlot beantwoord. Mijn advies was ook telkens om eerlijk te zijn vanaf het begin. Wanneer er dan iets niet 100% was, leverde dat misschien een minpunt op, maar zo wisten we wel waar we aan moesten werken om een volgende audit beter te scoren. Ondertussen kunnen we al verschillende, goede tot uitstekende beoordelingen voorleggen met de hoogste certificaten van BRC en IFS als bewijsmiddel.”
GOEDE SPIRIT
Omdat de audits op elke moment kunnen plaatsvinden, is er bij Pauwels een dagelijkse focus op kwaliteit. “Daarvoor heb je sterke persoonlijkheden nodig”, zegt Lydia.
Het bedrijf doet veel om alle medewerkers scherp te houden en hun functie zo goed mogelijk uit te voeren.
“Focus verliezen is namelijk geen optie. Het bedrijf doet veel om alle medewerkers scherp te houden en hun functie zo goed mogelijk uit te voeren. Zo zijn er bijvoorbeeld regelmatig training, interne audits en externe doorlichtingen waarbij de werkwijze steeds in vraag wordt gesteld en verbeterpunten worden aangebracht. Het belangrijkste neveneffect daarvan is echter de goede spirit die ontstaat tussen de collega’s. Het continu verbeteren leeft en is een onderdeel van de werksfeer geworden. Zo heeft de productie een aparte WhatsApp-groep waarin onvolkomenheden met elkaar gedeeld worden. En in verschillende werkgroepen worden opmerkingen besproken. Op die manier wordt de drive om de kwaliteit hoog te houden gewaarborgd.”
